Identifikasi Kebutuhan: Pihak penyelenggara kegiatan (misalnya, panitia acara, unit keamanan kampus/Satpam) mengidentifikasi potensi risiko keamanan yang melebihi kapasitas pengamanan internal kampus.
Koordinasi Internal: Unit keamanan kampus berkoordinasi dengan pimpinan Kampus atau Wakil Ketua bidang kemahasiswaan/umum) untuk membahas kebutuhan bantuan eksternal.
Penyusunan Permohonan: Pihak kampus menyusun surat permohonan bantuan pengamanan resmi yang ditandatangani oleh pejabat berwenang (misalnya, Ketua, Wakil Ketua Bidang Kemahasiswaan, atau Kepala Keamanan).
